Hoe kan ik mijn debiteuren herinneren?

Inhoud

Elke dierenkliniek heeft met debiteuren te maken. Dit artikel legt uit hoe je je debiteuren een herinnering kunt sturen.

Voordat je begint

Dit is de box titel

Om debiteuren te kunnen beheren, heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Controleer of er standaardbrieven/e-mails/sms-teksten zijn aangemaakt, die gebruikt zullen worden om de debiteuren te herinneren. Je vindt de teksten in de Content Designer.
Zorg ervoor dat de brieven de categorie “debiteuren brief” hebben en de sms berichten de categorie “debiteuren sms”. De context voor zowel brieven als sms berichten moet ingesteld zijn op “debiteuren”.
Heeft je account meerdere locaties, dan wordt de herinnering verzonden via het e-mailadres dat is ingesteld in > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Mailing – ongeacht de locatie die is ingesteld op klantniveau, login of factuurniveau.
De herinnering wordt verstuurd met het briefhoofd en de voettekst zoals deze staat ingesteld voor de locatie waarop je bent ingelogd.
Verwerk eerst betalingen van debiteuren die via de bank zijn voldaan, voordat je verder gaat.

Stappenplan

Ga naar > Financieel > Debiteuren.
Standaard wordt een overzicht getoond met de debiteuren van de huidige dag.
Bovenaan zijn filteropties beschikbaar om te bepalen welke facturen getoond worden. Standaard zal je huidige locatie (waarop je bent ingelogd in Animana) ingevuld staan bij het veld “factuur locatie” in de filteropties. Lees hier meer over de filteropties.

Dit is de box titel
We adviseren om de filteroptie “toon facturen x keer herinnerd” te gebruiken en dan van 6 keer herinnerd terug te werken naar 0 keer herinnerd. Als dat niet gedaan wordt, maar van 0 keer herinnerd wordt gewerkt naar 6 keer herinnerd, zal een cliënt die nog 0 keer herinnerd is aan het begin van je sessie, tegen het einde van je sessie 6 keer herinnerd zijn.
Selecteer aan de linkerzijde de cliënten die je wilt herinneren door ze aan te vinken.
Scroll naar beneden en selecteer de methode die je wilt gebruiken om de herinneringen te versturen.

Afhankelijk van de geselecteerde methode, zullen de daaropvolgende menuopties meeveranderen. Klik hieronder op je gekozen methode om te lezen wat de vervolgstappen zijn.
SMS
Hier kun je een kort sms-bericht versturen naar de debiteuren om ze te herinneren aan de open facturen.
- Kies sms-tekst: standaardteksten in dit dropdown menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer > Tabblad SMS.
E-mail
Hier kun je een e-mail versturen met de factuur in de bijlage.
- Kies email-tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer.
  
  Dit is de box titel
  Opmerking: de bijgesloten factuur zal de tekst bevatten die je hebt ingesteld in > Algemene Instellingen > Algemene Instellingen > tabblad Factuur. Voor nieuwe facturen (0 keer herinnerd) zal de informatie uit het veld “factuurtekst” worden gebruikt. Voor herinnerfacturen zal de informatie uit het veld “factuurtekst herinnering” afgedrukt worden.
- Stuur kopie via bcc naar: je kunt een BCC (blinde kopie) e-mailadres toevoegen om de herinnering aan te versturen.
- Kies brief: kies of je als bijlage de gewone factuur wilt toevoegen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
- Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet in de e-mail wilt tonen.
Dit is de box titel
Waarschuwing: als je veel debiteuren tegelijk herinnert via e-mail, kan er een melding verschijnen dat het verzenden te lang duurt en dat je het opnieuw moet proberen. Doe dit niet. Wacht tot de pagina klaar is met laden. Als je verder moet werken, open dan een nieuw tabblad of venster.
Debiteurbrief
- Kies tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer. Deze brief zal afgedrukt worden en niet de volledige factuur omvatten, alleen de bedragen.
- Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”. Automatisch wordt het briefhoofd en briefvoet toegevoegd die staat ingesteld in de algemene instellingen.
Factuur
Met deze methode verstuur je alleen de factuur, zonder begeleidende brief.
- Kies brief: kies of je de gewone factuur wilt versturen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
- Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”.
- Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet wilt afdrukken.
Geef aan of je administratiekosten wilt toevoegen. Het bedrag dat hier wordt ingevuld is het totale bedrag administratiekosten dat gerekend wordt.

Dit is de box titel
Voorbeeld: je hebt in de vorige herinnering € 5,- administratiekosten gerekend en je wilt deze keer € 5,- extra administratiekosten rekenen. Dan vul je in dit veld € 10,- in, aangezien het vorige bedrag wordt overschreven met het bedrag dat hier wordt ingevuld.
Selecteer of het aantal keer dat deze cliënten herinnerd zijn moet worden verhoogd.

Dit is de box titel
Let op: Als je ervoor kiest om het aantal keer herinnerd te verhogen en de verzending van de e-mail of de sms mislukt (door bijvoorbeeld een ongeldig telefoonnummer of e-mailadres), dan zal het aantal nog steeds verhoogd worden.
Klik op Herinner.

Meer hierover

Hoe kan ik de filteropties gebruiken?

Er zijn verschillende filters beschikbaar om toe te passen op de lijst met openstaande facturen. Deze kunnen allemaal gecombineerd worden, behalve “schuld ouder/jonger dan” en “batch”; van deze twee kun je er maar een tegelijk gebruiken.

Naam veld	Omschrijving
Toon facturen ... keer herinnerd	Hier kun je aangeven hoe vaak een herinnering is verstuurd. Indien je alleen facturen wilt zien waarvoor twee keer een herinnering is verstuurd, geef dan 2 in. Het maximum aantal dat je hier kunt invullen is zes keer.
Ouderdomsanalyse	Met dit veld kun je openstaande facturen filteren op ouderdom. De ouderdomsanalyse heeft standaard de volgende categorieën: 0-30, 31-60, 61-90, 91+ dagen oud.
Schuld ouder dan…. OF Batch	Je kunt alleen een van de twee opties selecteren - dus niet allebei! Vink het filter aan dat je wilt gebruiken. Vervolgens dien je aan te geven hoe oud de schuld moet zijn. Het aantal dagen wordt berekend vanaf het moment dat de factuur is aangemaakt tot aan vandaag. Aantal dagen is dan vervolgens ook weer terug te zien onder de kolom "Factuur open" Tevens is het ook mogelijk om een batch te selecteren die via de maandrekeningen is aangemaakt.
Filter op debiteuren	Je kunt sommige debiteuren uitsluiten. Deze uitsluitingen worden aangegeven op de factuur via "Factuur bewerken".
Factuur locatie	Standaard worden alle locaties getoond, maar via dit filter kun je een enkele locatie selecteren.
Factuurtype	Hier kun je kiezen voor het tonen van een bepaald factuurtype.
Cliënt locatie	Hier kun je aangeven wat de locatie/plaats van de cliënt moet zijn.
Automatische Incasso	Hier kun je klanten met een automatische incasso opvragen of uitsluiten. Standaard worden beide getoond.
E-mail	Hier kun je klanten met of zonder e-mailadres opvragen. Standaard worden allen getoond.
Maandrekeningen	Hier kun je kiezen voor het opvragen of uitsluiten van maandrekeninghouders. Standaard worden allen getoond.
Sluit creditnota's uit	Hier kun je eventuele creditnota's aansluit. Standaard worden deze getoond.

De tabel ziet er als volgt uit:

Door op het factuurnummer te klikken wordt de betreffende factuur geopend.

Wat betekenen de kolommen?

Alle kolommen kunnen worden gesorteerd door op de kolomkop te klikken.

Column	Omschrijving
@	E-mail. Het @ teken wordt getoond als de client een email adres heeft in Client Data.
Client	Client naam
Client locatie	De locatie waar de cliënt op is geregistreerd in het Clientdata tabblad.
Datum	Factuurdatum
Factuur locatie	De locatie waar de factuur gemaakt is
Factuur Open	Het aantal dagen dat de factuur open staat.
Factuurtype	Factuurtype van de cliënt.
I	Automatische incasso. De I wordt getoond als de client toestemming heeft gegeven voor automatische incasso.
Kosten	Administratiekosten van de laatste herinnering.
Laatste Herinnering	Het aantal dagen dat de factuur oud is.
M	Maandrekeninghouder. De M wordt getoond als de client maandrekeninghouder is.
Nummer	Factuurnummer
Open	Open bedrag op de factuur.
Opmerking	De volgende velden worden getoond (afhankelijk of ze gevuld zijn): 1) het land van de klant als de klant een adres in het buitenland heeft; 2) "opmerkingen debiteurenlijst" van de factuur; 3) "beschrijving" van de factuur
X	Aantal keer dat de factuur al herinnerd is.

Gerelateerde artikelen

Bijgewerkt op 23 december 2024

Heeft dit artikel je geholpen?

Yes No