Elke dierenkliniek heeft met debiteuren te maken. Dit artikel legt uit hoe je je debiteuren een herinnering kunt sturen.

Voordat je begint

Stappenplan

1. Ga naar > Financieel > Debiteuren.
2. Standaard wordt een overzicht getoond met de debiteuren van de huidige dag.

   

3. Bovenaan zijn filteropties beschikbaar om te bepalen welke facturen getoond worden. Standaard zal je huidige locatie (waarop je bent ingelogd in Animana) ingevuld staan bij het veld “factuur locatie” in de filteropties. Lees hier meer over de filteropties.

   This is box title

   We adviseren om de filteroptie “toon facturen x keer herinnerd” te gebruiken en dan van 6 keer herinnerd terug te werken naar 0 keer herinnerd. Als dat niet gedaan wordt, maar van 0 keer herinnerd wordt gewerkt naar 6 keer herinnerd, zal een cliënt die nog 0 keer herinnerd is aan het begin van je sessie, tegen het einde van je sessie 6 keer herinnerd zijn.

   

4. Selecteer aan de linkerzijde de cliënten die je wilt herinneren door ze aan te vinken.
5. Scroll naar beneden en selecteer de methode die je wilt gebruiken om de herinneringen te versturen.

   

   Afhankelijk van de geselecteerde methode, zullen de daaropvolgende menuopties meeveranderen. Klik hieronder op je gekozen methode om te lezen wat de vervolgstappen zijn.

   SMS

   Hier kun je een kort sms-bericht versturen naar de debiteuren om ze te herinneren aan de open facturen.

   

   • Kies sms-tekst: standaardteksten in dit dropdown menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer > Tabblad SMS.
     
   E-mail

   Hier kun je een e-mail versturen met de factuur in de bijlage.

   

   • Kies email-tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer.
     
     This is box title

     Opmerking: de bijgesloten factuur zal de tekst bevatten die je hebt ingesteld in > Algemene Instellingen > Algemene Instellingen > tabblad Factuur. Voor nieuwe facturen (0 keer herinnerd) zal de informatie uit het veld “factuurtekst” worden gebruikt. Voor herinnerfacturen zal de informatie uit het veld “factuurtekst herinnering” afgedrukt worden.
   • Stuur kopie via bcc naar: je kunt een BCC (blinde kopie) e-mailadres toevoegen om de herinnering aan te versturen.
   • Kies brief: kies of je als bijlage de gewone factuur wilt toevoegen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
   • Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet in de e-mail wilt tonen.

   This is box title

   Waarschuwing: als je veel debiteuren tegelijk herinnert via e-mail, kan er een melding verschijnen dat het verzenden te lang duurt en dat je het opnieuw moet proberen. Doe dit niet. Wacht tot de pagina klaar is met laden. Als je verder moet werken, open dan een nieuw tabblad of venster.
   
   Debiteurbrief

   

   • Kies tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer. Deze brief zal afgedrukt worden en niet de volledige factuur omvatten, alleen de bedragen.
     
   • Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”. Automatisch wordt het briefhoofd en briefvoet toegevoegd die staat ingesteld in de algemene instellingen.
   Factuur

   Met deze methode verstuur je alleen de factuur, zonder begeleidende brief.

   

   • Kies brief: kies of je de gewone factuur wilt versturen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
   • Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”.
   • Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet wilt afdrukken.
6. Geef aan of je administratiekosten wilt toevoegen. Het bedrag dat hier wordt ingevuld is het totale bedrag administratiekosten dat gerekend wordt.
   
   This is box title

   Voorbeeld: je hebt in de vorige herinnering € 5,- administratiekosten gerekend en je wilt deze keer € 5,- extra administratiekosten rekenen. Dan vul je in dit veld € 10,- in, aangezien het vorige bedrag wordt overschreven met het bedrag dat hier wordt ingevuld.
   
7. Selecteer of het aantal keer dat deze cliënten herinnerd zijn moet worden verhoogd.

   

   This is box title

   Let op: Als je ervoor kiest om het aantal keer herinnerd te verhogen en de verzending van de e-mail of de sms mislukt (door bijvoorbeeld een ongeldig telefoonnummer of e-mailadres), dan zal het aantal nog steeds verhoogd worden.
   
8. Klik op Herinner.

Meer hierover

Hoe kan ik de filteropties gebruiken?

Er zijn verschillende filters beschikbaar om toe te passen op de lijst met openstaande facturen. Deze kunnen allemaal gecombineerd worden, behalve “schuld ouder/jonger dan” en “batch”; van deze twee kun je er maar een tegelijk gebruiken.

De tabel ziet er als volgt uit:

Door op het factuurnummer te klikken wordt de betreffende factuur geopend.

Wat betekenen de kolommen?

Alle kolommen kunnen worden gesorteerd door op de kolomkop te klikken.

Gerelateerde artikelen

• Hoe pas ik mijn briefhoofd- en voet aan?
• Hoe voeg ik een brief of e-mail template toe?
• Hoe verstuur ik afspraakbevestigingen vanuit de agenda?
• Hoe verwerk ik inkomende bankbetalingen?