Communiceren met je cliënten is een belangrijke taak die je dagelijks uitvoert. Eén van de geweldige functionaliteiten van Animana is dat je een cliënt rechtstreeks vanuit Animana kunt e-mailen. Dit artikel legt uit hoe je facturen kunt e-mailen aan een cliënt.
Voordat je begint
- Het mailadres van de afzender moet goed staan ingesteld in je account. Dit doe je via
> Algemene instellingen > Algemene instellingen > Mailing. Merk op dat je beheerdersrechten moet hebben om het e-mailadres aan te kunnen passen. Vul het e-mailadres van je praktijk in volgens deze richtlijn:
Praktijk <info@jouwpraktijk.nl>
In dit voorbeeld zal de ontvanger “Praktijk” zien als afzender.
- Vul het e-mailadres ook in in > Algemene instellingen > Locaties > open locatie > veld “e-mail”. Hier kun je het volgens de normale richtlijn invullen:
info@jouwpraktijk.nl
- We adviseren je om standaardteksten te gebruiken voor het versturen van e-mails, aangezien ze veel tijd besparen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier in e-mails communiceert met cliënten. Zie de sectie Gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Het cliëntdossier moet facturen bevatten.
Stappenplan
- Ga naar het cliëntdossier.
- Klik bovenaan op Deselecteer alle en vink dan het vakje “Factuur” aan.
- Vink de vakjes aan voor de facturen die je wilt versturen.
- Klik bovenaan op de knop E-mail Geselecteerde Facturen.
- Het e-mailscherm opent waarbij de geselecteerde facturen zijn samengevoegd in de bijgesloten “facturen.pdf”.
- Wil je een standaardtekst gebruiken voor je e-mail, open dan achter het veld “selecteer email” het dropdownmenu en selecteer de gewenste standaardtekst. Zie de sectie Gerelateerde artikelen voor meer informatie hierover.
- Controleer het e-mailadres dat ingevuld staat in het veld “afzender”. Hier wordt automatisch het e-mailadres ingevuld van de locatie waarop je bent ingelogd.
Dit is de box titelJe kunt het e-mailadres van de afzender handmatig aanpassen door ofwel een ander e-mailadres in te vullen in het (linker) e-mailveld of door een ander e-mailadres te selecteren uit het dropdownmenu aan de rechterzijde. - Controleer het e-mailadres dat staat ingevuld in het veld “aan”. Animana zal hier standaard het e-mailadres van de cliënt invullen. Indien nodig kun je dit e-mailadres handmatig aanpassen zoals hierboven beschreven.
- Vul een onderwerp in voor je e-mail. Merk op dat e-mails zonder onderwerp mogelijk niet worden afgeleverd.
- Als je een kopie van de e-mail wilt ontvangen, vink dan het vakje “verstuur kopie naar afzender” aan. Indien aangevinkt, stuurt Animana een kopie van het bericht aan het e-mailadres dat staat ingevuld in het veld “afzender”.
- Schrijf je bericht in het tekstveld. Ongeacht of je een standaardtekst hebt gekozen of niet, kun je de tekst van je e-mailbericht hier invoeren en bewerken.
- Selecteer onder het tekstveld of je een briefhoofd en briefvoet wilt toevoegen.
- Klik op Versturen.
Je keert terug naar het cliëntdossier en zal zien dat de e-mail is toegevoegd aan het dossier.
Meer hierover
Hoe e-mail ik een enkele factuur naar een cliënt?
- Ga naar het cliëntdossier.
- Klik op
naast de factuur die je wilt verzenden. Die factuur wordt dan automatisch toegevoegd aan het bericht. - Ga verder vanaf stap 5 hierboven.
Kan ik zien welke bestanden ik met een mail heb verstuurd?
Bij het bekijken van verzonden e-mails in het cliënt-, patiënt- of koppeldossier kun je onderaan de mail de bestandsnaam van verzonden bijlagen zien. Zo kun je controleren of een bestand al dan niet is verzonden. Deze functie is automatisch beschikbaar voor e-mails verzonden na release v6.5; e-mails verzonden in eerdere versies tonen de bestandsnaam of -namen niet.
Let op: de verzonden bestanden kunnen niet worden geopend.