Het kan zijn dat je cliënten toestaat hun factuur te betalen via een bankoverschrijving. Op het moment dat de transactie heeft plaatsgevonden en het bedrag is bijgeschreven op je bankrekening, kun je deze verwerken in Animana. Dat kan het snelst door middel van een CAMT053-bestand (zie de Gerelateerde artikelen voor meer informatie) ofwel je verwerkt de betalingen stuk voor stuk handmatig. Dit artikel legt uit hoe je inkomende bankbetalingen handmatig in Animana kunt verwerken.
Voordat je begint
Om bankbetalingen te kunnen verwerken, heb je de juiste rechten nodig. De juiste rechten kunnen worden ingesteld via 
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. De rechten bij “financieel – invoer kas/bank” moeten op groen staan. Als je geen toegang hebt tot de algemene instellingen, vraag dan aan je beheerder om dit te controleren en indien nodig aan te passen.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Saldi Kas / Bank. - Klik bovenaan op het jaartal (het boekjaar) waar je de transactie aan wilt toevoegen.
- Zoek in de sectie “bankboeken” de bankrekening waar je de transactie aan wilt toevoegen en klik aan de rechterzijde daarvan op Nieuwe Transactie Toevoegen.
- Op de volgende pagina zoek je de openstaande factuur. Je kunt aan de linkerzijde zoeken op cliëntinformatie (“cliënt zoeken”), factuurnummer of factuurbedrag (open of totaal). Dit is de box titelJe kunt alleen cijfers gebruiken in het veld “factuurbedrag”. Het veld “cliënt zoeken” zoekt op dezelfde manier als de zoekfunctie in de bovenste menubalk. Je kunt daardoor op meer informatie zoeken dan alleen de cliëntnaam. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Klik op Zoek Facturen.
- In het midden van het scherm zie je nu een overzicht van de facturen die aan je zoekopdracht voldoen. Klik op het blauwe pijltje rechts naast de factuur waar je de betaling voor verwerkt.
- Aan de rechterzijde kun je nu de betaalgegevens van deze factuur invullen. Zorg ervoor dat de datum die staat ingevuld bij “betaald op” hetzelfde is als de betaaldatum op het bankafschrift.
- Het openstaande bedrag van de geselecteerde factuur (nu vetgedrukt zichtbaar in de lijst en met een vinkje erachter) zal automatisch ingevuld worden in het veld “bedrag”. Controleer of het ontvangen bedrag ook het (resterende) factuurbedrag is.
Dit is de box titelLees hier wat je kunt doen als het bedrag niet hetzelfde is. - Vul het nummer van het bankafschrift in in het veld “Bankafschriftnr”. Dit is een verplicht veld.
- Vul indien gewenst een aanvullende “Betalingsomschrijving” in.
- Selecteer, indien van toepassing, of je het verschil wel of niet wilt boeken. Lees meer hierover.
- Controleer of je naam staat ingevuld bij “Geaccepteerd door”. Zo niet, klik op het kruisje en voeg je eigen naam toe.
- Klik op Opslaan of Opslaan en Volgende als je een andere betaling wilt toevoegen voor het kas-/bankboek dat je in stap 3 hierboven hebt geselecteerd.
Meer hierover
Hoe verwerk ik betalingen die niet het exacte factuurbedrag zijn?
Mocht een cliënt een groter bedrag hebben overgemaakt dan het factuurbedrag, vul dan het ontvangen bedrag in het veld “Bedrag” in en vink het vakje “Boek verschil” aan. Dit zal de factuur verwerken als volledig betaald en geen credit open laten staan bij de cliënt.
Mocht het juist wel het teveel betaalde bedrag als credit bij de cliënt willen laten staan, vul dan wel het overgemaakte bedrag in, maar vink de optie “Boek verschil” niet aan.
Als de cliënt een deelbetaling doet (en dus minder dan het openstaande factuurbedrag overmaakt), vul dan het ontvangen bedrag in het veld “Bedrag” in en vink het vakje “Boek verschil” niet aan. Het resterende factuurbedrag blijft nu als openstaand bedrag bij deze cliënt staan.
Mocht de cliënt een bankbetaling doen die maar een paar cent verschilt met het factuurbedrag en je wil deze cliënt niet op de debiteurenlijst plaatsen, dan kun je wel “Boek verschil” aanvinken voordat je op Opslaan klikt. De factuur wordt dan gemarkeerd als volledig betaald en deze cliënt zal niet op de debiteurenlijst verschijnen.
Als het vakje “Boek verschil” is aangevinkt, wordt het verschil automatisch geboekt op het grootboeknummer 4700 (Betalingsverschillen).
Betalingsomschrijvingen
Het is mogelijk om een omschrijving toe te voegen aan een bankbetaling. Deze informatie kan ingevuld worden in het veld “Betalingsomschrijving”.
De omschrijving zal getoond worden in het transactieoverzicht van het bankafschrift onderaan de pagina.
Tevens zal het getoond worden in het scherm “Betaling Bijwerken” (Cliëntdossier > open de factuur door er op te klikken > Tabblad Betalingen).