Als je je boekhouding in Animana voert, moet je al je uitgaven en je inkomsten verwerken in Animana. Dat betekent dat elke betaling die je doet of ontvangt, gekoppeld moet worden aan een factuur of bon in Animana. Een inkoopfactuur is een factuur die je van een leverancier ontvangt en die jij betaalt. Dit artikel legt uit hoe je een inkoopfactuur kunt aanmaken in Animana.

Voordat je begint

Stappenplan

1. Ga naar  > Financieel > Uitgaven boeken.
2. Klik op Nieuwe Factuur Toevoegen.
3. Vul bij “factuurdatum” de datum in die op de factuur staat.
4. Vul bij “leverancier” de bedrijfsnaam in die op de factuur staat. Zodra je begint met typen in het veld, zal Animana suggesties doen.
   
   Dit is de box titel

   Staat de juiste leverancier er niet tussen? Zie Voordat je begint.
5. Vul in het veld “factuurnummer” het referentienummer in dat op de factuur staat.
6. Vul in het veld “totaal bedrag” het totaalbedrag van de factuur in, dus inclusief de btw.
7. Indien van toepassing kun je aan de rechterzijde nog de betaaltermijn van de factuur, de locatie van je praktijk en een beschrijving toevoegen.
8. Ga met je cursor in het bovenste veld “kostensoort” staan en vul de juiste kostensoort in. Neem bij twijfel over de juiste kostensoort contact op met je accountant.
   
   Dit is de box titel

   Als je niet weet uit welke kostensoorten je kunt kiezen, typ dan een spatie en er verschijnt een lijst met de kostensoorten van jouw praktijk.
9. Selecteer in het veld rechts ernaast de btw (hoog/laag/geen) voor deze kostensoort.
10. Vul in het veld “bedrag” het bedrag in voor deze kostensoort (exclusief btw) en je zult zien dat de velden “btw” en “totaal” op dezelfde regel automatisch worden berekend en ingevuld.
11. Vul indien nodig in het veld “opmerkingen” een omschrijving of extra informatie in over deze kostenpost.
12. Herhaal stap 8 t/m 11 totdat je alle kosten op de factuur hebt verwerkt.
13. Klik onderaan op Opslaan.
    
    Dit is de box titel

    Als het totaal van de bedragen per kostensoort niet exact gelijk is aan het ingevoerde totaal bedrag dan kan de factuur niet opgeslagen worden. Dit gebeurt wel eens door afrondingsverschillen bij de berekening van de btw. Pas in dat geval de (btw) bedragen aan zodat de totalen exact overeen komen.
14. Het kan zijn dat je gevraagd wordt of je deze grootboeknummers vast wil leggen bij deze leverancier. Lees er hier meer over en klik vervolgens op OK of Annuleer.
15. Bovenaan in beeld wordt het interne factuurnummer van deze factuur in het rood weergegeven: P-[jaartal]-[volgnummer]. Schrijf dit nummer op je factuur.

Meer hierover

Ik gebruik CCV en heb een factuur per ongeluk verkeerd ingeboekt?

Als je de inkoopfactuur al hebt opgeslagen, kun je de inkoopfactuur helaas niet meer wijzigen. Wat je dan kunt doen is nog een inkoopfactuur maken bij de leverancier met dezelfde regels (kostensoorten), maar dan alle bedragen negatief, dus met een – ervoor. Deze twee facturen boek je dan in de menu-optie saldi kas/bank tegen elkaar weg op dezelfde tussenrekening/betaaloptie/bankboek. Daarna maak je een nieuwe inkoopfactuur aan met de juiste gegevens. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.

Ik heb een factuur per ongeluk bij de verkeerde leverancier geboekt?

Als je de inkoopfactuur al hebt opgeslagen, kun je de leverancier helaas niet meer wijzigen (de factuurregels overigens wel). Wat je dan kunt doen is nog een inkoopfactuur maken bij deze leverancier met dezelfde regels (kostensoorten), maar dan alle bedragen negatief, dus met een – ervoor. Deze twee facturen boek je dan tegen elkaar weg op dezelfde tussenrekening/betaaloptie/bankboek. Daarna maak je een nieuwe inkoopfactuur aan met de juiste leverancier. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.

Mijn kostensoort staat er niet tussen?

Als de juiste kostensoort niet in de lijst staat, moet deze nog worden aangemaakt. Volg hiervoor de stappen in dit artikel en kies bij stap 3 voor “Kosten”.

Hoe kan ik de standaard kostensoorten van een leverancier aanpassen/instellen?

Bij het voor de eerste keer inboeken van een inkoopfactuur van een leverancier, word je gevraagd of je deze grootboeknummers vast wil leggen bij deze leverancier. De kostensoorten die je geselecteerd hebt, zullen dan de volgende keer bij het inboeken van een factuur van deze leverancier alvast worden ingevuld (de kostensoort, niet het bedrag). Als een leverancier dus steeds dezelfde factuurposten heeft, scheelt dit je erg veel tijd met inboeken!

Als je deze kostenposten van een leverancier later wilt toevoegen of aanpassen, ga je als volgt te werk:

1. Zoek in het grootboekschema (> Financieel > Grootboekschema) de gewenste standaard kostensoorten voor die leverancier en noteer de bijbehorende grootboeknummers.
2. Klik bovenaan in Animana achter het zoekveld op het dropdownmenu en kies Leverancier.
3. Klik in de zoekresultaten op de gewenste leverancier.
4. Klik op het tabblad Cliëntdata.
5. Klik op het subtabblad Financieel.
6. Vul onderaan bij het veld “grootboeknummers” de gewenste grootboeknummers in van de gewenste kostenposten. Heb je meerdere grootboeknummers, vul ze dan in met een komma en zonder spatie. Dus bijvoorbeeld “4310,0600”.
7. Klik onderaan op Opslaan.

Gerelateerde artikelen

• Hoe voeg ik een nieuw contact toe?
• Hoe voeg ik grootboeken toe aan mijn grootboekschema?
• Hoe voeg ik een transactie toe via saldi kas/bank?
• Hoe corrigeer ik een inkoopfactuur met de CCV integratie?