Contacten zoals cliënten, verwijzende dierenartsen en leveranciers kunnen worden toegevoegd door in de navigatiebalk bovenaan op ‘nieuw contact’ te klikken. Dit artikel legt uit hoe een nieuw contact toegevoegd wordt en welke mogelijkheden er bestaan.
Stappenplan
- Klik op
in de navigatiebalk bovenaan.
Er zijn zeven sleutelgebieden in het nieuwe contactscherm:- Gegevens: persoonlijke details zoals naam, e-mailadres, geboortedatum en bank- en btw-gegevens. Er kunnen twee e-mailadressen worden ingevoerd.
- Postadres: het hoofdadres van dit contact.
- Klant geworden via: hier kan geregistreerd worden hoe cliënten bij je terecht zijn gekomen. Hier kunnen statistieken over opgeroepen worden. De opties in dit dropdownmenu staan vast.
- Telefoon / Fax: telefoonnummers van dit contact. Mobiele telefoonnummers zullen door Animana gebruikt worden voor het verzenden van sms-berichten. Telefoonnummers worden automatisch gevalideerd aan de hand van de gedefinieerde structuur van mobiele of vaste telefoonnummers voor het geselecteerde land. Indien een cliënt geen nummer wenst te verstrekken, kun je dit aangeven.
- Klantkaart: indien geactiveerd, kunnen cliënten met deze functionaliteit punten sparen bij elke behandeling/aankoop. Deze functionaliteit dient geactiveerd te worden door ons Customer Support team.
- Type Contact: geef aan wat voor type contact wordt toegevoegd.
- Extra: aanvullende voorkeuren zoals een standaard (praktijk)locatie en facturatie instellingen.
Dit is de box-titelOpmerking: Verplichte velden om een nieuw contact toe te voegen zijn: type contact, voornaam en achternaam (bij een particulier contact) of bedrijfsnaam (bij een bedrijf), straat, plaats, postcode (behalve in Ierland), land en telefoon-/faxnummer. Afhankelijk van je instellingen kan het veld “klant geworden via” ook ingesteld staan als verplicht veld. Alle verplichte velden zijn zichtbaar door een * ervoor zodat je weet wat je moet invullen.
- Klik op Opslaan als alle details zijn ingevuld.
Meer hierover
Type contact
Aan de rechterzijde van het scherm kun je meer informatie geven over het type contact. In de tabel hieronder vind je meer informatie over deze velden.
| Is cliënt van | Als dit contact naar je verwezen is door een collega dierenarts, voer hier dan de eerste 3 letters van de verwijzende dierenarts in. Je kunt een optie selecteren uit de zoekresultaten. Opmerking: als de verwijzende dierenarts niet in de lijst staat, controleer dan of bij hun contact de optie 'verwijzend dierenarts' staat aangevinkt in de cliëntdata. |
| Cliënt | Dit contact is een cliënt. Deze optie staat standaard aangevinkt. |
| Dierenarts | Dit contact is een verwijzend dierenarts. |
| Hoefsmid | Dit contact is een hoefsmid. |
| Leverancier | Dit contact is een leverancier. |
| Anders | Vink deze optie aan als het nieuwe contact niet in een van de eerdere contacttypes valt. |
| Categorie | Het is mogelijk om het nieuwe contact in een categorie te plaatsen. De categorieën worden gedefinieerd door de beheerder van je Animana account (in het menu Extra > Algemene instellingen > Cliëntcategorieën). |
Extra cliëntinstellingen
Onder het type contact staan extra cliëntopties, waar voorkeuren met betrekking tot marketing, locatie en facturering kunnen worden aangegeven.
| Maandrekening | Vink deze optie aan bij cliënten die maandelijks een rekening betalen (of een andere gespecificeerde periode), maar niet per bezoek betalen. Maandrekeninghouders zijn doorgaans cliënten met landbouwhuisdieren en paarden, maar deze setting kan ook gebruikt worden voor andere cliënten (fokkers, maneges, etc) of organisaties (asiel, goede doelen, hulpdieren, etc). |
| Geen mailing | Indien aangevinkt zal dit contact geen marketingmateriaal van u ontvangen, zoals nieuwsbrieven. |
| Afstand (km) | De afstand van dit contact tot de praktijk. |
| Automatische incasso | Vink 'ja' aan indien dit contact gebruik wil maken van automatische incasso. |
| Is gemachtigd voor incasso | Vink 'ja' aan als dit contact een leverancier is die door uw praktijk is gemachtigd om betalingen te incasseren van de bankrekening van de praktijk. |
| Locatie | Selecteer bij een praktijk met meerdere locaties de standaardlocatie voor dit contact. |
| Afdrukken in taal | Selecteer de taal waar standaardformulieren in afgedrukt moeten worden. |
Waar vul ik het UBN nummer in?
Een UBN is een Uniek Bedrijfsnummer. Met de invoer van de I&R Hond hebben eigenaren van honden een UBN nodig om hun hond te laten chippen. Als je het nieuwe contact hebt opgeslagen zoals in het stappenplan hierboven beschreven en vervolgens het tabblad Cliëntdata opent, wordt het veld “ubn” zichtbaar:
Vul het UBN nummer in, scroll naar beneden en klik op Opslaan.