Het komt wel eens voor dat een cliënt de factuur op een later moment betaalt dan dat deze is aangemaakt. In dat geval moet de factuur eerst in het systeem worden opgezocht en vervolgens moet daar een betaling aan gekoppeld worden. Dit artikel legt uit hoe je een betaling kunt verwerken op een reeds bestaande factuur.
Stappenplan
- Zoek de cliënt op en klik op het tabblad Cliëntdossier.
- Klik op de verkoopfactuur waar de betaling op afgeboekt moet worden. Als het een factuur is met een openstaand bedrag, zal deze rood zijn.
- Scrol naar beneden en klik op de blauwe knop Betaling.
- Heeft de cliënt meerdere openstaande facturen, dan staan ze onder elkaar vermeld. Vink het vakje aan voor de factuur/facturen die nu betaald worden.
- Standaard zal het veld “Nu Betaald” ingevuld worden met het openstaande bedrag van die factuur. Indien nodig kan het bedrag handmatig worden aangepast.
- Klik rechtsboven op de gebruikte betaalmethode.
- Klik onderaan op Voltooien.
Meer hierover
Hoe pas ik de betaalopties aan?
Betaalopties zijn aangemaakt als grootboek. Met de juiste toegangsrechten, is het mogelijk om in het grootboekschema (Extra > Financieel > Grootboekschema) betaalopties toe te voegen, te verwijderen of te hernoemen. In het artikel Hoe voeg ik grootboeken toe aan mijn grootboekschema? wordt uitgelegd hoe dit te doen.
Waar voer ik de details van de betaling in?
Het is mogelijk om details toe te voegen over een betaling, voordat je deze opslaat.
Het veld “Beschrijving” is voor intern gebruik en zal niet geprint worden op de factuur, noch op de kassabon. Als er een beschrijving wordt ingevoerd wanneer een betaling wordt opgeslagen, zal deze in het cliëntdossier verschijnen als notitie bij de “betaling”.
Als de betaaloptie “Geen betaling” is geselecteerd en een beschrijving is ingevoerd, zal de omschrijving in het cliëntdossier worden getoond als een notitie voorafgegaan door “Geen betaling”, zodat het duidelijk is dat de klant nog niet heeft betaald.
Wat betekenen de verschillende kleuren van een factuur?
Ga naar een cliëntdossier om een overzicht te zien van de facturen van deze cliënt. Facturen kunnen verschillende kleuren hebben, die de volgende informatie weergeven:
- Zwarte facturen: volledig betaalde facturen.
- Groene facturen: de cliënt heeft een tegoed. De cliënt heeft meer betaald dan het factuurbedrag (of heeft een terugbetaling ontvangen). Merk op dat er ook een minteken voor het bedrag staat.
- Rode facturen: de factuur is nog niet (volledig) betaald. De cliënt moet het restant van het factuurbedrag nog steeds betalen.
