Hoe kan ik een creditbedrag verwerken als betaling op een (andere) factuur?

Dit artikel legt uit hoe je een factuur kunt betalen door gebruik te maken van een bestaand creditbedrag of een vooruitbetaling.

Voordat je begint

Dit is de box-titel
  • Er moet een creditbedrag bij de cliënt staan. Dit is zichtbaar als een groene waarde in het cliëntdossier.
  • Er moeten producten in het tabblad Ongefactureerd staan, klaar om gefactureerd te worden.

Stappenplan

Nadat een factuur is gemaakt, kun je een betaling op de factuur verwerken. Hieronder staan vier scenario’s beschreven die je kunt tegenkomen als je een nieuwe factuur aanmaakt en er nog creditbedragen open staan. Klik op een scenario om te lezen welke stappen je moet doorlopen.

Scenario 1: Factuurbedrag is minder dan creditbedrag en cliënt wil restitutie

Scenario 1: Factuurbedrag is minder dan creditbedrag en cliënt wil restitutie

Dit is de box-titel
In dit voorbeeld willen we de nieuwe factuur (S-2022-0041) betalen met het openstaande creditbedrag van factuur S-2022-0031. Het resterende creditbedrag willen we terugbetalen.
  1. Ga naar het tabblad Ongefactureerd van de betreffende cliënt.
  2. Klik op Maak Factuur.
  3. Een lijst met openstaande facturen van deze cliënt wordt getoond. Ook eventuele creditfacturen staan in de lijst. Standaard wordt in de kolom “Nu Betaald” het volledige openstaande bedrag ingevuld. Zorg dat de creditfactuur (S-2022-0031) èn de nieuwe factuur (S-2022-0041) zijn aangevinkt. Onderaan bij “totaal” zie je een creditbedrag; in bovenstaand voorbeeld € – 25,00.
  4. Kies rechts als betaalmethode voor de optie Kas.
    Dit is de box-titel
    Opmerking: restitutie via de bank of via een betaalmethode die hier niet zichtbaar is, moet via een andere weg (het menu ‘Saldi kas/bank’) worden verwerkt. Zie hiervoor de Gerelateerde artikelen.
  5. Geef de cliënt het creditbedrag contant terug en klik op Voltooien.
Scenario 2: Factuurbedrag is minder dan creditbedrag en resterende credit blijft open staan

Scenario 2: Factuurbedrag is minder dan creditbedrag en resterende credit blijft open staan

Dit is de box-titel
In dit voorbeeld willen we de nieuwe factuur (S-2022-0041) betalen met het openstaande creditbedrag van factuur S-2022-0031. Het resterende creditbedrag willen we open laten staan.
  1. Ga naar het tabblad Ongefactureerd van de betreffende cliënt.
  2. Klik op Maak Factuur.
  3. Een lijst met openstaande facturen van deze cliënt wordt getoond. Ook eventuele creditfacturen staan in de lijst. Standaard wordt in de kolom “Nu Betaald” het volledige openstaande bedrag ingevuld. Zorg dat de creditfactuur (S-2022-0031) èn de nieuwe factuur (S-2022-0041) zijn aangevinkt.
  4. Pas in het veld “Nu Betaald” achter de creditfactuur het bedrag aan naar precies het factuurbedrag van de nieuwe factuur, maar dan als credit (dus met een minteken ervoor).
    Dit is de box-titel
    In dit voorbeeld willen we de factuur S-2022-0041 à € 75,- dus betalen met het creditbedrag van factuur S-2022-0031 (-€ 100,-). Het resterende creditbedrag wil de cliënt open laten staan. Aangezien het factuurbedrag kleiner is dan het creditbedrag, moet het bedrag achter de creditfactuur veranderd worden van -€ 100 naar -€ 75. Zo wordt het factuurbedrag van € 75 ‘betaald’ met het creditbedrag – €75. Daarom is het totaalbedrag € 0.00.
  5. Kies rechts als betaalmethode voor de optie Kas.
  6. Klik op Voltooien.

Je keert terug naar het cliëntdossier. De cliënt heeft nu nog een een resterend creditbedrag, dat zichtbaar is door het groene bedrag in het cliëntenkader. Dit bedrag kan gewoon in het cliëntdossier blijven staan, totdat het verrekend wordt met een volgende factuur, of totdat de cliënt het terugbetaald wil krijgen.

Scenario 3: Factuurbedrag is meer dan het creditbedrag en resterende bedrag wordt voldaan

Scenario 3: Factuurbedrag is meer dan het creditbedrag en resterende bedrag wordt voldaan

Dit is de box-titel
In dit voorbeeld willen we de nieuwe factuur (S-2022-0049) betalen met het openstaande creditbedrag van factuur S-2022-0041. Het resterende bedrag wil de cliënt contant betalen.
  1. Ga naar het tabblad Ongefactureerd van de betreffende cliënt.
  2. Klik op Maak Factuur.
  3. Een lijst met openstaande facturen van deze cliënt wordt getoond. Ook eventuele creditfacturen staan in de lijst. Standaard wordt in de kolom “Nu Betaald” het volledige openstaande bedrag ingevuld. Zorg dat de creditfactuur (S-2022-0041) èn de nieuwe factuur (S-2022-0049) zijn aangevinkt. De facturen worden met elkaar verrekend en het openstaande resterende bedrag wordt getoond als “totaal”. In dit voorbeeld is dat € 2,70.
  4. Kies rechts voor de juiste betaalmethode. In dit voorbeeld is dat Kas.
  5. Neem de betaling van het resterende bedrag in ontvangst en klik op Voltooien.

Je keert terug naar het cliëntdossier. De cliënt heeft nu geen openstaand bedrag meer in het cliëntdossier.

Scenario 4: Factuurbedrag is meer dan het creditbedrag en resterende bedrag blijft open staan

Scenario 4: Factuurbedrag is meer dan het creditbedrag en resterende bedrag blijft open staan

Dit is de box-titel
In dit voorbeeld willen we de nieuwe factuur (S-2022-0049) betalen met het openstaande creditbedrag van factuur S-2022-0041. Het resterende bedrag blijft open staan.
  1. Ga naar het tabblad Ongefactureerd van de betreffende cliënt.
  2. Klik op Maak Factuur.
  3. Een lijst met openstaande facturen van deze cliënt wordt getoond. Ook eventuele creditfacturen staan in de lijst. Standaard wordt in de kolom “Nu Betaald” het volledige openstaande bedrag ingevuld. Zorg dat de creditfactuur (S-2022-0041) èn de nieuwe factuur (S-2022-0049) zijn aangevinkt.
  4. Pas in het veld “Nu Betaald” achter de nieuwe factuur het bedrag aan naar het bedrag van de creditfactuur, maar dan als debet.
    Dit is de box-titel
    In dit voorbeeld willen we de factuur S-2022-0049 à € 27,70 dus (deels) betalen met het creditbedrag van factuur S-2022-0041 (-€ 25). Aangezien het nieuwe factuurbedrag meer is dan het creditbedrag, moet het te betalen bedrag achter de nieuwe factuur veranderd worden van € 27,70 naar € 25. Zo wordt het factuurbedrag van € 27,70 ‘betaald’ met de creditfactuur van – €25. De € 25 credit wordt gebruikt als een aanbetaling van € 25 op de nieuwe factuur. Daarom is het totaalbedrag € 0.00.
  5. Kies rechts als betaalmethode voor de optie Kas.
  6. Klik op Voltooien.

Je keert terug naar het cliëntdossier. Het resterende openstaande bedrag is zichtbaar door het rode bedrag in het cliëntenkader. Dit debetbedrag kan nu gewoon in het cliëntdossier blijven staan, totdat het een volgende keer betaald wordt.

Gerelateerde artikelen

Bijgewerkt op 7 juli 2022

Heeft dit artikel je geholpen?

Feedback?