Hoe verwerk ik betalingen op een bestaande factuur?

Het komt wel eens voor dat een cliënt de factuur op een later moment betaalt dan dat deze is aangemaakt. In dat geval moet de factuur eerst in het systeem worden opgezocht en vervolgens moet daar een betaling aan gekoppeld worden. Dit artikel legt uit hoe een betaling kunt verwerken op een reeds bestaande factuur.

Stappenplan

  1. Zoek de cliënt op en klik op het tabblad Cliëntdossier. Hier staan alle facturen van deze cliënt vermeld.

    Het is ook mogelijk om cliënten met een openstaande factuur te vinden via > Financieel > Debiteuren waar een lijst staat van alle debiteuren in het systeem.

  2. Klik op de verkoopfactuur waar de betaling op afgeboekt moet worden. De factuur wordt geopend.
  3. Scroll naar beneden en klik op de blauwe knop Betaling.
  4. Klik op de juiste betaaloptie.

  5. In het volgende scherm kunnen de details van de betaling worden toegevoegd of veranderd. Heeft de cliënt meerdere openstaande facturen, dan zullen ze onder elkaar vermeld staan. Vink het vakje aan voor de factuur/facturen die nu betaald worden. Standaard zal het veld “Bedrag” ingevuld worden met het openstaande bedrag van die factuur. Indien nodig kan het bedrag handmatig worden aangepast.

  6. Klik op Opslaan.

Meer hierover

Hoe pas ik de betaalopties aan?

Het is mogelijk om betaalopties toe te voegen, te verwijderen of te hernoemen in het grootboekschema ( > Financieel > Grootboekschema).

In het artikel over het grootboekschema leest u hoe u dit kunt doen.

Details van de betaling

Het is mogelijk om details toe te voegen over een betaling, voordat u deze opslaat.
De betalingsomschrijving is voor intern gebruik en zal niet geprint worden op de factuur, noch op de kassabon.

Het is mogelijk om de betalingsomschrijving te zien door een factuur te openen en te klikken op het tabblad Betalingen.

Hoe verwerk ik betalingen die niet exact het factuurbedrag zijn?

Ontvangen bedrag is groter dan openstaande factuurbedrag

  • Ontvangt u meer dan het openstaande factuurbedrag en wil de cliënt het wisselgeld niet retour, vul dan het volledige ontvangen bedrag in in het veld “Bedrag” en vinkt de optie “Afronden + boek verschil” erachter aan. Hierdoor wordt de verkoopfactuur afgeslagen als volledig betaald en blijft er geen creditbedrag open staan. Klik op Opslaan.
  • Moet het creditbedrag juist wel open blijven staan, vul dan ook het volledig ontvangen bedrag in in het veld “Bedrag”, maar vink de optie “Afronden + boek verschil” erachter niet aan. Klik op Opslaan.

Ontvangen bedrag is kleiner dan openstaande factuurbedrag

  • Ontvangt u een deelbetaling, een betaling van een kleiner bedrag dan het openstaande factuurbedrag, vul dan het ontvangen bedrag in in het veld “Bedrag” en let er op dat u de optie “Afronden + boek verschil” erachter niet aanvinkt. Hierdoor blijft het resterende factuurbedrag open staan bij deze cliënt. Klik op Opslaan.

  • Doet de cliënt een betaling die minder is dan het openstaande factuurbedrag, maar is het verschil dusdanig klein dat u hier geen vervolgstappen op wil ondernemen, vink dan wel het vakje “Afronden + boek verschil” aan alvorens op Opslaan te klikken. Hierdoor wordt de verkoopfactuur gemarkeerd als volledig betaald en zal deze cliënt niet op de debiteurenlijst verschijnen met een factuur waar maar een paar cent van open staat.

Als de optie “Afronden + Boek verschil” is aangevinkt, zullen de bedragen worden geboekt op grootboek 4700 (betalingsverschillen).

Wat betekenen de verschillende kleuren van een factuur?

Ga naar een cliëntdossier om een overzicht te zien van de facturen van deze cliënt. Facturen kunnen verschillende kleuren hebben, die de volgende informatie weergeven:

  • Zwarte facturen zijn volledig betaald.
  • Groene facturen betekenen dat de cliënt op de betreffende factuur een betaling heeft gedaan die groter is dan het factuurbedrag. Het openstaande bedrag van deze factuur heeft een minteken ervoor; het gaat om een credit.
  • Rode facturen betekenen dat de factuur niet (volledig) is betaald. Het gaat om een openstaande factuur.

Gerelateerde artikelen

Heeft dit artikel geholpen?


Indien u feedback wilt geven omtrent dit artikel, stuur dan een e-mail naar; idexx-animana-support-nl@idexx.com