Hoe gebruik ik automatisch debiteurenbeheer?

Het is in Animana mogelijk om je debiteuren te beheren en aanmaningen aan te maken volgens de Normering Buitengerechtelijke Incassokosten. Hiermee voldoet dit debiteurenbeheer aan de Wet Incassokosten (WIK). Met het automatisch debiteurenbeheer kun je je cliënten automatisch een overzicht sturen van openstaande facturen.

Voordat je begint

  • Om toegang te krijgen tot het debiteurenbeheer heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in  > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
  • Wil je bestaande instellingen aanpassen? Dat kan (met de juiste toegangsrechten) in Algemene instellingen > Debiteur. Zie ook de Gerelateerde artikelen onderaan.

Stappenplan

  1. Ga naar img_5c389ec0d5d1b > Financieel > Debiteuren (New).
  2. Hier worden de aangemaakte facturenblokken getoond met daarin:
    Facturen Het aantal facturen dat aan de instellingen voldoet.
    Klanten Het aantal klanten dat aan de instellingen voldoet.
    Rente Het ingestelde rentepercentage.
    Dagen Het ingestelde aantal dagen.
    Kosten De ingestelde administratiekosten.
    Verstuur De ingestelde verzendwijze.

    Onderin de blokken wordt het totaalbedrag getoond.

  3. Klik op het rode bedrag om de details in te zien.
  4. Er wordt een uitgebreid overzicht getoond. De facturen in het rood voldoen aan de instellingen en zullen herinnerd worden. De facturen in het zwart voldoen niet aan de instellingen of zijn handmatig uitgesloten van herinneren en zullen niet worden herinnerd.
    Redenen dat een factuur uitgesloten wordt zijn:
    – Het aantal dagen in de kolom ‘Dagen’ is te weinig: wanneer het aantal dagen voldoende is, wordt de factuur rood gekleurd.
    – De factuur is uitgesloten van herinneren, zie ‘meer hierover’.

  5. Dit overzicht wordt standaard uitgebreid getoond maar door op Toon Eenvoudig te klikken, wordt een vereenvoudigd overzicht getoond.

  6. Klik op Verstuur om de rode facturen te herinneren.

  7. En verschijnt een pop-up die de voortgang toont.

  8. Wanneer de pop-up verdwijnt, zijn de sms’en en de e-mails verzonden. Voor de brieven verschijnt een link. Klik op de link.

  9. De brieven worden getoond en kunnen via het print icoon rechtsboven in beeld worden afgedrukt.

Meer hierover

Hoe kan ik de herinneringen uit alle blokken in één keer versturen?

Door op de debiteuren (new) pagina op Herinner Alles te klikken worden alle herinneringen verzonden.

Ons advies is om deze optie niet te gebruiken maar om elk getoond blok individueel te herinneren. Dit omdat je dan meer overzicht hebt over de te herinneren facturen.

Hoe kan ik alle openstaande facturen zien?

Klik op de debiteuren (new) pagina op Alle Open Facturen voor een overzicht van alle openstaande facturen.

Dit overzicht wordt standaard uitgebreid getoond maar door op Toon Eenvoudig te klikken, wordt een vereenvoudigd overzicht getoond.

Hoe kan ik de facturen zien die onderweg zijn naar de volgende herinnering?

Op de debiteuren (new) pagina, staan tussen de verschillende blokken pijlen. Boven deze pijlen staan de bedragen die onderweg zijn naar de volgende herinnering. Dit zijn dus de facturen die nog niet lang genoeg geleden herinnerd zijn, om de herinnering te krijgen in het blok rechts van de pijl.

Door op deze pijl te klikken, worden te bijbehorende facturen getoond.

Hoe kan ik zien welke facturen naar de deurwaarder mogen?

Facturen die naar de deurwaarder mogen, worden getoond door op de laatste pijl te klikken.

Hoe kan ik de overzichten exporteren naar Excel of PDF?

Onderaan alle overzichten staan de opties om te exporteren naar Excel en PDF PDF icon.

Hoe kan ik facturen uitsluiten van een herinnering?

Facturen kunnen individueel uitgesloten worden door de factuur in het cliëntdossier te openen en te klikken op Factuur Bewerken.

Kies een reden voor uitsluiting:

Klik hierna op Opslaan.


Hoe wordt bepaald in welk blok een factuur komt?

De oudste factuur (per cliënt) is leidend.

Bijvoorbeeld: een cliënt heeft drie facturen open staan en de oudste factuur is al twee keer herinnerd. Dan gaat de cliënt voor deze oudste factuur een derde herinnering krijgen. Dit heeft tot gevolg dat ook de twee jongere facturen direct in aanmerking komen voor een derde herinnering.

Gerelateerde artikelen

    Heeft dit artikel geholpen?

    JaNee

    Wat kunnen wij aan dit artikel verbeteren?