Door protocollen te gebruiken is het mogelijk om een veelvoorkomende taak in Animana te administreren middels een soort standaardformulier. Zo wordt een uniforme procedure gevolgd binnen de praktijk. Bovendien zal het gebruik van protocollen tijdwinst opleveren. In dit artikel zullen we uitleggen hoe een nieuw basisprotocol aangemaakt kan worden.
Voordat u begint
- Om protocollen te kunnen gebruiken moet de setting “octopus” geactiveerd worden door Customer Support.
- Alleen de beheerder van het account heeft de mogelijkheid om protocollen aan te maken en te beheren.
Stappenplan
Hieronder zullen we de basisfunctionaliteit van protocollen uitleggen door als voorbeeld een protocol voor een consult te maken. Door de instructies te volgen worden de basisfunctionaliteiten van een protocol duidelijk.
- Ga naar
> Algemene instellingen > Beheer Protocollen. - Klik op Nieuw Protocol.
- Geef het protocol aan de rechterzijde van het scherm een naam.
Aan de linkerzijde van het scherm staat een kolom met beschikbare velden.
Als voorbeeld zullen we een gegroepeerde sectie toevoegen die basisinformatie bevat zoals de datum, tijd en de gebruiker die momenteel dit protocol gebruikt. Velden kunnen aan het formulier toegevoegd worden door ze van de linkerkolom naar het midden van het scherm te slepen.
-
Sleep het veld “groep” als volgt naar het midden van het scherm:
- Klik op de groep. Het kader “veld eigenschappen” verschijnt nu rechtsonderaan in beeld. Verander de naam van de groep.
De nieuwe naam van de groep wordt onmiddelijk getoond in het midden van het scherm:
-
Nu deze groep is aangemaakt, worden alle velden die hierna worden toegevoegd in deze groep geplaatst. Als voorbeeld voegen we nu velden toe voor datum, tijd en gebruiker:
-
Om een sectie voor de anamnese toe te kunnen voegen, voegen we eerst een nieuwe groep toe en vervolgens een tekstveld:
Het tekstveld zal gebruikt worden als veld waar de gebruiker de anamnese kan invoeren. - Verander de tweede groepsnaam in “Anamnese”.
Lees eventueel terug bij stap 5 hoe dit moet.
- Klik op het veld “text” en verwijder aan de rechterzijde bij de veldeigenschappen de naam.
Indien gewenst kunnen op dezelfde wijze groepen en tekstvelden toegevoegd worden voor Diagnose en Behandelplan, waardoor het protocol er als volgt uit komt te zien:
- Klik op Opslaan rechtsbovenaan het protocol.
Meer hierover
Een protocol (in)actief maken
Voor elke individuele protocol bent u in staat om eigenschappen in te stellen. Een van deze eigenschappen geeft u de mogelijkheid om de protocol actief of inactief te maken. Het aanvinken van de actief box zorgt er voor dat de protocol te gebruiken is en zodra deze is uitgevinkt dan zal het tegenovergestelde gebeuren:
Een protocol gebruiken met de ‘alleen-lezen’ eigenschap
Door de alleen-lezen box aan te vinken kan het protocol gebruikt worden echter de velden kunnen niet aangepast worden:
Hoe kan ik een voorvertoning van het protocol zien?
Bij het maken van een protocol biedt Animana de mogelijkheid om een voorvertoning van het nieuwe protocol in te zien. Sla het protocol eerst op. Vervolgens kan een voorvertoning genereerd worden door rechtsbovenaan in beeld op Preview te klikken.
Een pop-upscherm met een voorbeeld van het protocol zal verschijnen:
Hoe kan ik er voor zorgen dat een protocol altijd boven aan een cliënt- of patiëntendossier staat?
- Open een protocol door naar > Algemene instellingen > Beheer protocollen te gaan en een protocol te selecteren.
- Aan de rechterzijde onder “protocol eigenschappen” vink daar de optie Toon bovenaan aan.
- Klik op Opslaan.
Informatie over de veldeigenschappen van elk veld
Elk veld binnen een protocol heeft zijn eigen veldeigenschappen, die aangepast kunnen worden. Enkele eigenschappen zijn gemeenschappelijk en een daarvan is de optie om een “tooltip” toe te voegen:
De tooltip wordt in een protocol getoond als de gebruiker met de muis over het betreffende veld beweegt. Een tooltip kan gerichte informatie bieden aan de gebruiker van het protocol. 
Klik op een van de onderstaande velden om meer informatie te lezen over het gebruik en de bijbehorende veldeigenschappen.
Dit veld kan gebruikt worden om velden te groeperen. Alleen de naam van het veld kan veranderd worden:
Door een groep toe te voegen komt er een kader om die sectie in het protocol. Deze wordt ook uitgeprint.
In onderstaand voorbeeld staat de groep “Basisinformatie” in een kader:
Dit veld genereert een klein invoerveld. Handig om bijvoorbeeld namen of korte termen aan het protocol toe te voegen. Eenmaal toegevoegd, ziet het er zo uit:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Default waarde: De standaardwaarde van een veld. Kan gebruikt worden om een vaste tekst in te voeren, die bij het toevoegen van het protocol standaard ingevuld staat.
Met het datumveld kan de gebruiker een datum aan het protocol toevoegen:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als een muis over dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel de details van het protocol zien.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren moet gaan.
- Gebruik datum van vandaag: Als deze optie is aangevinkt, zal automatisch de huidige datum aan het formulier worden toegevoegd.
- Aantal dagen na vandaag: Indien nodig, kan er ook een datum in de toekomst (of het verleden) worden berekend en toegevoegd. Vul het aantal dagen na vandaag in en bij het toevoegen van het protocol zal de berekende datum ingevuld staan.
Met het tijdsveld kan de gebruiker een tijd toevoegen aan het protocol:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als een muis over dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel de details van het protocol zien.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren moet gaan.
- Default waarde: Voeg indien gewenst een vooraf vastgestelde tijd in, die standaard staat ingevuld bij het toevoegen van het protocol.
- Gebruik huidige tijd: Als deze optie is aangevinkt, zal automatisch de tijd ingevuld staan waarop het protocol is aangemaakt.
Het tekstveld voegt een tekstblok toe aan het protocol, waar informatie kan worden opgeslagen.
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Default waarde: De standaardwaarde van een veld. Kan gebruikt worden om een vaste tekst in te voeren, die bij het toevoegen van het protocol standaard ingevuld staat.
Het veld “getal” voegt een veld toe, waar een getal kan worden ingevuld:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Decimalen: Geeft aan of het ingevoerde getal met decimalen getoond moet worden. Het aantal dat u in dit veld invult, is het aantal decimalen, dus het aantal getallen achter de komma.
- Default waarde: De standaardwaarde van een veld.
Het veld “bedrag” voegt een veld toe, waar een bedrag kan worden ingevuld:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Default waarde: De standaardwaarde van een veld.
Met het veld “option” kan een dropdown-menu ontworpen worden met meerdere opties, waaruit de gebruiker één optie kan selecteren:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Default waarde: De standaardwaarde van een veld. De standaardwaarde kan pas geselecteerd worden als de opties zijn gedefinieerd. Zie de uitleg hieronder bij “opties”.
- Radio: Vink deze optie aan als de wens bestaat om ‘radioknoppen’ te gebruiken in plaats van een dropdown-menu.
- Opties: Klik op [Toevoegen] om waardes toe te voegen aan het dropdown menu/de radioknoppen. De opties kunnen dan als volgt geselecteerd worden:
Met het veld “multi option” kan een dropdown-menu ontworpen worden met meerdere opties, waaruit de gebruiker meerdere opties kan selecteren:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Default waarde: De standaardwaarde van dit veld. De standaardwaarde kan pas geselecteerd worden als de opties zijn gedefinieerd. Zie de uitleg hieronder bij “opties”.
- Checkbox: Vink deze optie aan als de wens bestaat om keuzevakjes te gebruiken in plaats van een dropdown-menu.
- Opties: Klik op [Toevoegen] om waardes toe te voegen aan het dropdown menu/keuzevakjes. De opties kunnen dan als volgt geselecteerd worden:
Met het gebruikersveld is het mogelijk om een Animana gebruiker te selecteren en aan het protocol toe te voegen:
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Type gebruiker: Het is mogelijk om hier een gebruikerstype te selecteren. De opties zijn ‘dierenarts’, ‘paraveterinair’ en ‘anders’. Deze opties corresponderen met de instellingen van de gebruiker in het menu > Algemene instellingen > Beheer gebruikers. Als hier bijvoorbeeld ‘dierenarts’ wordt geselecteerd, zal het protocol alleen een lijst tonen van gebruikers die als ‘dierenarts’ gedefinieerd zijn in de gebruikersinstellingen.
- Default waarde: De standaardwaarde van dit veld. Het is op deze manier mogelijk om een gebruiker te selecteren die automatisch ingevuld moet worden in dit veld.
- Gebruik huidige gebruiker: Vink deze optie aan als de huidige gebruiker in dit veld ingevuld moet worden.
Het veld “kleur” kan gebruikt worden in een protocol met patiëntinformatie. Het veld correspondeert met de informatie die is ingevuld in het veld “kleur” in het tabblad Patiëntdata.
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Tooltip: Als de muis boven dit veld wordt gehouden, zal er een tekstballon met de hier ingevoerde tekst verschijnen. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanvullende details of invulinstructies te geven.
- Verplicht: Duidt aan of dit veld verplicht is om in te vullen. Als deze optie is aangevinkt, kan de gebruiker het protocol niet opslaan als dit veld is leeggelaten.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Toon in dossier: Als deze optie is aangevinkt, is dit veld direct zichtbaar in het patientdossier. Het protocol hoeft dan niet eerst geopend te worden om dit veld te kunnen inzien. De gebruiker kan zodanig snel het protocol raadplegen.
- Legacy: Geeft aan of dit veld in het verleden beschikbaar was maar nu is gedeactiveerd. Aangevinkt zal het dit veld op een nieuw toegevoegd protocol blokkeren. Als een bestaand veld uit een protocol wordt verwijderd, zal het ook alle in het verleden ingevoerde informatie van dit veld verwijderen. Vink deze optie dus aan als het betreffende veld niet meer in toekomstige protocollen gebruikt moet worden maar de ingevoerde informatie van dit veld in oude protocollen niet verloren mag gaan.
- Type gebruiker: Het is mogelijk om hier een gebruikerstype te selecteren. De opties zijn ‘dierenarts’, ‘paraveterinair’ en ‘anders’. Deze opties corresponderen met de instellingen van de gebruiker in het menu > Algemene instellingen > Beheer gebruikers. Als hier bijvoorbeeld ‘dierenarts’ wordt geselecteerd, zal het protocol alleen een lijst tonen van gebruikers die als ‘dierenarts’ gedefinieerd zijn in de gebruikersinstellingen.
- Default waarde: De standaardwaarde van dit veld.
Het veld “info” kan gebruikt worden om de gebruiker te begeleiden bij het invullen van het protocol. Deze tekst kan niet aangepast worden als het protocol wordt toegevoegd. 
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Weergeven: Deze optie zorgt ervoor dat de informatie uit het veld “info” wordt getoond in het protocol.
- Info: Hier kan de informatieve tekst ingevoerd worden.
Met dit veld wordt een uniek, opeenvolgend volgnummer gegenereerd voor elk toegevoegd protocol.
De volgende veldeigenschappen zijn beschikbaar:
- Naam: De naam van dit veld.
- Print: Geeft aan of dit veld moet worden getoond als het protocol wordt geprint.
- Voorvoegsel: Indien gewenst kan hier een letter toegevoegd worden, waar de volgnummers mee moeten beginnen. Vergelijkbaar met de S-facturen in Animana.
- Aantal cijfers: Het totaal aantal cijfers van de volgnummers. Als ‘5’ wordt ingevoerd, zou het eerste volgnummer 00001 zijn.
- Start getal: Het getal waarmee de volgnummers moeten beginnen. Als ‘8’ wordt ingevoerd en het aantal cijfers is 5, dan zou het eerste volgnummer 00008 zijn.