Met de “saldi kas/bank” functionaliteit kun je financiële transacties in Animana bekijken, handmatig toevoegen en bewerken. Je boekt een transactie via saldi kas/bank als je die transactie niet openbaar wilt hebben voor alle medewerkers (kluis naar bank bijvoorbeeld), als het transacties op een bankboek betreft die je handmatig wilt boeken of als je gebruikmaakt van tussenrekeningen en daartussen moet overboeken. Dit artikel legt uit hoe je een transactie toevoegt via de saldi kas/bank pagina.
Voordat je begint
- Dit artikel is onderdeel van een uitgebreidere uitleg over de saldi kas/bank pagina. Zie de gerelateerde artikelen.
- Om financiële gegevens te kunnen bewerken, heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. - Als je besluit om nieuwe transacties toe te voegen, zorg er dan voor dat je bovenaan de pagina het juiste boekjaar selecteert door op het jaartal te klikken.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Saldi Kas/Bank. - Klik bovenaan op het jaartal (het boekjaar) waar je de transactie aan wilt toevoegen.
- Zoek het kas- of bankboek waar je de transactie aan wilt toevoegen en klik aan de rechterzijde daarvan op Nieuwe Transactie Toevoegen.
- Op de volgende pagina zoek je de openstaande factuur. Je kunt aan de linkerzijde zoeken op cliëntinformatie (“cliënt zoeken”), factuurnummer of factuurbedrag (open of totaal). Dit is de box titelJe kunt alleen cijfers gebruiken in het veld “factuurbedrag”. Het veld “cliënt zoeken” zoekt op dezelfde manier als de zoekfunctie in de bovenste menubalk. Je kunt daardoor op meer informatie zoeken dan alleen de cliëntnaam. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Wil je in de zoekresultaten ook betaalde facturen zien, dan vink je de optie “inclusief betaalde facturen” aan. In dit voorbeeld laten we deze optie uit.
- Klik op Zoek Facturen.
- In het midden van het scherm zie je nu een overzicht van de facturen die aan je zoekopdracht voldoen.
- Klik op het blauwe pijltje rechts naast de factuur waar je de betaling voor verwerkt.
- Aan de rechterzijde kun je nu de betaalgegevens van deze factuur invullen. Zorg ervoor dat de datum die staat ingevuld bij “betaald op” hetzelfde is als de betaaldatum op het bankafschrift.
- Het openstaande bedrag van de geselecteerde factuur (nu vetgedrukt zichtbaar in de lijst en met een vinkje erachter) zal automatisch ingevuld worden in het veld “bedrag”. Controleer altijd of dit ook het juiste bedrag is dat is overgemaakt.
Dit is de box titelLees hier wat je kunt doen als het bedrag niet hetzelfde is. - Het veld “Bankafschriftnr” is bedoeld om transacties te groeperen. Je kunt hier het volgnummer van je bankafschrift in vermelden.
- Vul indien gewenst een aanvullende “betalingsomschrijving” in.
- Selecteer, indien van toepassing, of je het verschil wel of niet wilt boeken. Lees meer hierover.
- Zorg ervoor dat jouw naam staat ingevuld bij “Geaccepteerd door”.
- Klik op Opslaan of Opslaan en Volgende als je een andere betaling wilt toevoegen voor het kas-/bankboek dat je in stap 3 hierboven hebt geselecteerd.
Meer hierover
Het betaalde bedrag is niet hetzelfde als het openstaande factuurbedrag, wat nu?
Als het betaalde bedrag minder is dan het openstaande factuurbedrag, heb je de keuze of je het resterende bedrag open wilt laten staan of dat je dat wilt wegboeken, waardoor de hele factuur wordt gemarkeerd als betaald.
Als een factuurbedrag bijvoorbeeld € 25,00 is en de cliënt maakt per ongeluk € 24,99 over, dan zou je die ene cent verschil waarschijnlijk willen wegboeken, omdat deze cliënt anders voor die ene cent op de debiteurenlijst komt te staan.
- Als je het vakje “boek verschil” aanvinkt, wordt het verschil weggeboekt op het grootboek betalingsverschillen en de factuur wordt gemarkeerd als volledig betaald.
- Als je het vakje “boek verschil” niet aanvinkt, dan blijft het restantbedrag van de factuur openstaan.